Klachtenregeling

Doel:
Het doel van deze klachtenregeling is om klanten een duidelijke, transparante en betrouwbare procedure te bieden voor het indienen en afhandelen van klachten met betrekking tot diensten van Equitherm Twente.

1. Toepassingsgebied

1.1 Deze klachtenregeling is van toepassing op alle diensten van Equitherm Twente, waaronder intakegesprekken, eenmalige sessies en behandeltrajecten.
1.2 Klachten kunnen betrekking hebben op de uitvoering van de diensten, communicatie, facturatie of andere aspecten van de overeenkomst.

2. Indienen van een klacht

2.1 Klachten dienen schriftelijk te worden ingediend via:

  • E-mail: esther@equithermtwente.nl
  • Post: Twickelerblokweg 129, 7621 BJ Borne
    2.2 De klacht moet de volgende informatie bevatten:
  • Naam en contactgegevens van de klager;
  • Duidelijke omschrijving van de klacht;
  • Datum en aard van het incident;
  • Eventuele relevante documenten of foto's.

3. Bevestiging ontvangst

3.1 Equitherm Twente bevestigt binnen 5 werkdagen de ontvangst van de klacht.
3.2 In de bevestiging wordt de contactpersoon voor de behandeling van de klacht vermeld en wordt een indicatie gegeven van de te verwachten afhandelingstermijn.

4. Behandeling van de klacht

4.1 De klacht wordt zorgvuldig en vertrouwelijk behandeld.
4.2 Equitherm Twente streeft ernaar de klacht binnen 15 werkdagen te behandelen.
4.3 Indien de klacht complex is of extra onderzoek vereist, kan de termijn met maximaal 15 werkdagen worden verlengd, met schriftelijke motivering naar de klager.
4.4 De behandeling kan bestaan uit:

  • Schriftelijk antwoord met uitleg of oplossing;
  • Telefonisch overleg of persoonlijke afspraak;
  • Eventuele aanpassing van de dienst of vergoeding indien redelijk.

5. Geschillen en externe escalatie

5.1 Indien de klager en Equitherm Twente er niet in slagen tot een bevredigende oplossing te komen, kan de klacht worden voorgelegd aan de Geschillenregeling Alternatieve Therapeuten.
5.2 Het advies of oordeel van de Geschillenregeling is bindend indien beide partijen dit schriftelijk overeenkomen.
5.3 De klager behoudt te allen tijde het recht om juridische stappen te ondernemen, ongeacht de uitkomst van de interne of externe procedure.

6. Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

6.1 Alle gegevens die in het kader van een klacht worden verzameld, worden vertrouwelijk behandeld.
6.2 Persoonsgegevens van klager en betrokkenen worden verwerkt in overeenstemming met de AVG.

7. Documentatie

7.1 Equitherm Twente legt alle klachten en de afhandeling daarvan schriftelijk vast, inclusief:

  • Ingediende klacht;
  • Communicatie met de klager;
  • Resultaat en eventuele acties.

8. Communicatie

8.1 Klager wordt tijdig geïnformeerd over iedere stap in de procedure.
8.2 Equitherm Twente streeft naar een correcte en constructieve afhandeling van alle klachten.

Samengevat stappenplan voor de klant:

  1. Schriftelijk indienen van klacht.
  2. Bevestiging van ontvangst binnen 5 werkdagen.
  3. Interne afhandeling binnen 15 werkdagen (eventueel verlenging + 15 dagen).
  4. Oplossing of schriftelijk antwoord van Equitherm Twente.
  5. Indien ontevreden, voorleggen aan Geschillenregeling Alternatieve Therapeuten.
  6. Eventueel juridische vervolgstappen.